Em linha com o que já acontecia nas companhias abertas, as sociedades anônimas fechadas, as sociedades limitadas empresárias e as cooperativas também poderão realizar reuniões e assembleias de maneira semipresencial ou digital, inclusive com a submissão de voto à distância, nos termos da Instrução Normativa nº 79 do DREI (Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração), publicada em 15/04/2020.

Trata-se de importante avanço nas deliberações societárias, seja porque permite que a imensa maior parte das empresas brasileiras deem seguimento, de maneira segura, às suas atividades societárias, ajudando a impulsionar a economia, seja porque reflete uma necessária modernização às reuniões e assembleias.

Em resumo, a nova regulamentação trouxe as seguintes regras para as reuniões ou assembleias semi presenciais ou digitais:

(i) A convocação, instalação e deliberação deverão observar o disposto na lei e no contrato ou estatuto social, embora deva (a) informar, em destaque, que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso, detalhando como os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar à distância; e (b) listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos à deliberação;

(ii) Caso haja a necessidade de divulgação de documentos necessários à deliberação, a disponibilização de tais documentos será digital;

(iii) O acionista, sócio ou associado poderá participar da assembleia ou reunião desde que apresente os documentos exigidos com até 30 minutos de antecedência ao horário previsto para o seu início;

(iv) A assembleia ou reunião deverá ser obrigatoriamente gravada e a sociedade deverá preservar os documentos relacionados, bem como a gravação da reunião ou assembleia, pelo prazo prescricional da ação para anulá-la;

(v) Os livros societários poderão ser assinados somente pelo presidente e secretário da mesa;

(vi) O sistema eletrônico adotado para a realização da reunião ou assembleia, que poderá ser terceirizado, deverá assegurar, entre outras condições: (a) a segurança, a confiabilidade e a transparência das deliberações; (b) o registro de presença e o direito de participação dos sócios, acionistas ou associados; (c) o registro do voto à distância; (d) a visualização de documentos apresentados durante a reunião; (e) o recebimento de documentos pela mesa; (f) a gravação das deliberações e seu arquivamento na sede social; e (g) a participação de terceiros necessários às deliberações;

(vii) O voto à distância deverá ser submetido, nos termos do respectivo boletim de voto disponibilizado, com até 5 dias de antecedência em relação à data da reunião ou assembleia;

(viii) O sócio, acionista ou associado poderá comparecer à assembleia ou reunião, ainda que tenha enviado voto à distância, hipótese em que o respectivo boletim será desconsiderado;

(ix) A ata da assembleia poderá ser assinada em via física ou digital, desde que com certificado digital, pelo presidente e secretário da mesa;

(x) As assembleias e reuniões já convocadas, mas não instaladas em razão da pandemia, poderão ser realizadas de maneira digital desde que todos os acionistas ou sócios estejam presentes.

A realização de reuniões e assembleias de forma digital era demanda antiga das sociedades limitadas e sociedade anônimas fechadas e, em tempos de isolamento social, é particularmente bem-vinda. É preciso, agora, que as juntas comerciais rapidamente atualizem seus sistemas para que os registros das atas sejam realizados de maneira igualmente eficaz.